Uitvoering Arbowet in de organisatie

Door preventie en arbozorg goed te regelen, kunnen werkgevers zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving en voldoen zij aan de Arbowet.

Maar hoe moet dit worden aangepakt? Het Stappenplan Arbozorg helpt bedrijven om, samen met de ondernemingsraad (OR) of de personeelsvertegenwoordiging (PVT) en de arbodienstverlener, de arbozorg binnen de organisatie optimaal uit te voeren.

Stappenplan Arbozorg

Stap 1: Betrek werknemers

Het is belangrijk om medewerkers vanaf het begin bij de arbozorg te betrekken. Stel daarom een arbogroep samen: een groep van medewerkers die de werkgever adviseert en begeleidt bij het maken van keuzes over gezond en veilig werken. Ook bij een klein bedrijf is de betrokkenheid van medewerkers van groot belang. Vraag daarom minimaal één medewerker die kan helpen de arbozorg te organiseren en uit te voeren.

Let op: De werkgever heeft altijd instemming nodig van de OR of PVT als er regelingen voor arbozorg worden ingesteld of als deze veranderen. Zorg daarom dat er één of meer vertegenwoordiger(s) van de OR of PVT in de arbogroep zit(ten) en maak duidelijke afspraken over hun rol. 

Stap 2: Breng arbozorg in kaart

Inventariseer vervolgens wat er al aan arbozorg is, en waar de werkgever met de organisatie juist naar toe wil. Hoe kan de arbozorg bijvoorbeeld het beste worden georganiseerd? Is er een actieve OR of PVT? Voldoet het huidige contract met de arbodienstverlener nog? Wat voor contract wil de werkgever afsluiten en voor hoe lang moet deze gelden?

Formuleer samen met de arbogroep een ambitie die de organisatie voor arbozorg nastreeft. Hoe duidelijker de ambitie, hoe groter de kans op succes. Wat zijn bijvoorbeeld de doelen op gebied van preventie van gezondheids- en veiligheidsrisico’s, en wat ten aanzien van het verzuim? Verschillende arbodeskundigen kunnen hierbij ondersteunen, bijvoorbeeld een A&O adviseur, arbeidshygiënist, arbeidsdeskundige, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker, veiligheidskundige of de vertrouwenspersoon.

Bekijk ook wat er al is. Is er binnen de organisatie bijvoorbeeld al een preventiemedewerker? Wat kan deze (nog meer) doen, en welke (extra) opleiding heeft hij of zij eventueel nodig?

Let op: De OR of PVT moet de werkgever altijd adviseren bij de keuze van de preventiemedewerker en moet instemmen met de persoon en positie van de preventiemedewerker in de organisatie. 

Stap 3: Stel eisen aan het arbocontract

De eisen die de werkgever samen met de arbogroep stelt aan de arbozorg bepalen de vorm en inhoud van het contract, maar er zijn ook een aantal wettelijke eisen.

Zo bent u wettelijk verplicht een arbodienstverlener in te schakelen. Deze arbodienstverlener is er onder andere voor het toetsen van en het adviseren over de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en voor het begeleiden van verzuim. Hierbij kan gekozen worden voor een vangnetregeling of maatwerkregeling. In de meeste gevallen zal de werkgever een basiscontract afsluiten bij een arbodienst op grond van de ‘vangnetregeling’. Bij de vangnetregeling sluit de werkgever een contract af met één gecertificeerde arbodienst. In sommige situaties kan de werkgever zelf bepalen door wie hij zich laat ondersteunen bij het uitvoeren van zijn taken volgens de Arbowet. Er wordt dan gebruik gemaakt van de ‘maatwerkregeling’. 

Sinds 2017 gelden er daarnaast nieuwe wettelijke voorwaarden: het basiscontract. In het basiscontract staan voorwaarden, bijvoorbeeld over hoe de toegang van alle medewerkers (ook freelancers en uitzendkrachten) tot de bedrijfsarts geregeld is, maar ook over het overleg van de bedrijfsarts met de OR en de preventiemedewerker en zijn/haar toegang tot elke werkplek binnen het bedrijf. De werkgever kan daarnaast nog extra maatregelen in het contract opnemen. Deze extra maatregelen zijn niet wettelijk verplicht, maar wel belangrijk voor de organisatie.

Let op: Vergeet niet in het contract vast te leggen dat de privacy van medewerkers wordt nageleefd en vooral hoe dit gebeurt. 

Stap 4: Kies arbodienstverlener(s)

Wil de werkgever een nieuw contract voor de arbodienstverlening opstellen? Zorg dan voor een shortlist op basis van de vastgestelde ambitie en de eisen aan arbozorg binnen de organisatie. De verschillen tussen arbodiensten zijn groot. Vraag bij de brancheorganisatie wat er op brancheniveau aan collectieve preventie en/of arbozorg geregeld is, ga na of er een arbocatalogus voor de branche beschikbaar is, of bekijk of er in de cao een regeling is opgenomen over preventie en arbozorg. Let bij de selectie op het werkgebied (landelijk of regionaal), het aantal vestigingen, de dienstverlening, specialisatie naar sectoren of bedrijfsgrootte, de visie op preventie- en verzuimbeleid en of de bedrijfsarts op maatwerkbasis ingehuurd kan worden.

Let op: De arbogroep adviseert over de keuze en inhoud van het contract en de OR of PVT heeft instemmingsrecht op de inhoud van het contract, maar uiteindelijk beslist de werkgever welke arbodienstverlener wordt gekozen. 

Stap 5: Informeer werknemers over arbozorg

Na instemming van OR of PVT is het belangrijk de medewerkers te informeren over de arbozorg en/of de aanpassingen in het kader van de nieuwe wettelijke voorwaarden en de (nieuwe) arbodienstverlener.

Zo moeten de werknemers bijvoorbeeld weten wie de bedrijfsarts is en wie de andere betrokken arbodeskundigen zijn. Ook moeten medewerkers weten hoe de toegang tot de bedrijfsarts is geregeld en waar en wanneer zij hem of haar kunnen vinden. Nodig de bedrijfsarts of arbodienstverlener bijvoorbeeld uit zichzelf te komen presenteren binnen de organisatie.

Het is belangrijk dat de werkgever het belang van arbozorg uitdraagt. De werkgever kan bijvoorbeeld samen met de arbogroep een presentatie geven over de arbozorg. Wanneer de ambitie en werkwijze van de organisatie rondom arbozorg met de medewerkers wordt gedeeld, wordt het een gezamenlijke ambitie en kan het doel samen worden gerealiseerd.

Ook is het verstandig ervoor te zorgen dat de arbozorg actueel blijft. Zo kan de werkgever regelmatig presentaties verzorgen over arbozorg en de voortgang, bijvoorbeeld over de (nieuwe) visie op het preventie- en verzuimbeleid, de RI&E de preventieaanpak en de rol van de preventiemedewerker.

Zorg er tenslotte voor dat alle betrokken partijen goed op de hoogte zijn. Overleg periodiek met de arbodienstverlener, vertegenwoordiging van de OR of PVT en de preventiemedewerker.

Stap 6: Evalueer arbozorg

Controleer regelmatig hoe de arbozorg binnen de organisatie functioneert. Wat gaat goed en wat zou beter kunnen? Aanknopingspunten hiervoor zijn:

• Regelmatige observaties en evaluaties van de arbozorg die de werkgever zelf uitvoert of laat uitvoeren, bijvoorbeeld met een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO);
• Maak gebruik van gesignaleerde verbeterpunten vanuit OR of PVT, de preventiemedewerker en de arbodienstverlener;
• Check of de afspraken uit het contract met de arbodienstverlener worden nagekomen en ga na of deze nog aansluiten op de voortgang en bij de gewenste ambitie;
• Check of er nieuwe of actuele aandachtspunten zijn in het preventie- en verzuimbeleid;
• Controleer of de privacy van werknemers nog steeds goed blijft gewaarborgd;
• Stel vast of het nodig is om het contract aan te passen of een nieuw contract af te sluiten.

Zie ook

• Infographic: In zes stappen wordt het Stappenplan Arbozorg doorgenomen.
• Factsheet Stappenplan Arbozorg