Bij hybride vergaderingen zit een deel van de deelnemers bij elkaar in een vergaderzaal, terwijl een ander deel de vergadering bijwoont vanuit huis of vanaf een andere locatie. Er zijn twee verschillende groepen: de fysieke groep en de online groep. Deze groepen hebben verschillende behoeften. De fysieke groep wil ervan profiteren dat zij in de vergaderzaal direct iemand kunnen aanspreken of kort kunnen overleggen, terwijl de online groep alles wat er in de zaal gebeurt goed wil kunnen volgen. Kortom: hybride vergaderen brengt uitdagingen met zich mee.
Hieronder vind je tips en tricks om effectief hybride te vergaderen. Natuurlijk zijn ze ook toepasbaar op vergaderingen die geheel fysiek of geheel online plaatsvinden.
Tips en tricks voor de organisator
Steek tijd en moeite in de voorbereiding van de vergadering. Dit voorkomt dat je tijdens de vergadering zelf voor problemen komt te staan.
Steek tijd en moeite in de voorbereiding van de vergadering. Dit voorkomt dat je tijdens de vergadering zelf voor problemen komt te staan.
Bepaal vooraf in welke vorm de vergadering plaatsvindt: fysiek, online of hybride. Communiceer op tijd naar de deelnemers hoe jullie vergaderen en houd je aan de afgesproken vorm. Elke vorm van vergaderen vraagt tenslotte om specifieke faciliteiten en voorbereiding. Maak duidelijk dat iedereen de afspraken moet nakomen. Wil iemand bijvoorbeeld tóch online aansluiten bij een fysieke vergadering, dan kan hij of zij dat alleen als toehoorder doen.
Streef naar gelijkwaardigheid tussen de fysieke groep en de online groep. Kies werkvormen die ook in een hybride vergadering goed toe te passen zijn, of maak een fysieke en een online variant van bepaalde werkvormen. Elke deelnemer heeft een persoonlijke voorkeur voor fysiek of online deelname. Maak eventueel een bewuste keuze over wie fysiek aanwezig is en wie online aansluit. Zo kan het de voorkeur hebben dat een hoofdspreker fysiek aanwezig is.
Leg de agenda vooraf vast en stuur deze voor de vergadering rond. Dit stelt de afwezigen in de gelegenheid om input aan te leveren. De deelnemers krijgen de kans om zich, indien nodig, goed voor te bereiden.
Begin ruim van tevoren met de voorbereidingen. Sluit alle apparatuur aan en check vooraf of het systeem goed werkt. Controleer of beeld en geluid goed werken.
Zorg voor goede technische ondersteuning zodat iedereen, zowel fysiek als online, elkaar goed ziet en hoort. Zorg dat alle deelnemers weten welke personen waar aanwezig zijn. Eventueel kunnen alle deelnemers inloggen op een eigen laptop, zodat iedereen in beeld is. De deelnemers in de zaal zetten hun geluid uit om een galm te voorkomen. Geef in dat geval vooraf door dat fysieke deelnemers een eigen laptop moeten meenemen. Of gebruik een tweede laptop (van een collega) om een presentatie zowel in de online vergadering als op een groot scherm in de fysieke ruimte te kunnen delen.
Stel een fysieke én een online voorzitter aan om te voorkomen dat de online aangesloten mensen hun stem niet kunnen laten horen. De voorzitters houden in de gaten of iedereen genoeg aan het woord kan komen. De fysieke en online facilitator/voorzitter stemmen tijdens de vergadering met elkaar af.
Leg voldoende pauzemomenten vast in je programma. Open voor de online collega’s bijvoorbeeld aparte break-out rooms, zodat ze ook even ‘samen bij het koffieapparaat kunnen staan’ en dat wat ter tafel komt kunnen bespreken. Of stel voor dat online deelnemers elkaar even informeel bellen, terwijl ze weg zijn van het scherm.
Tips en tricks tijdens de vergadering
Ook tijdens de vergadering zijn er een aantal aandachtspunten waardoor de vergadering soepeler verloopt en tot een beter resultaat leidt.
Maak bij aanvang afspraken over de vergadering. Uitgangspunt is dat het waardevol is dat iedereen actief deelneemt aan de sessie. Alle deelnemers zijn gelijkwaardig in het delen van mening en stem. Voorbeelden van afspraken die je kunt maken:
Praat tijdens de sessie niet door elkaar.
Als je een vraag hebt of wilt reageren, steek dan je hand op (ook in de zaal). Krijg je het woord, praat dan rustig en duidelijk, zodat iedereen je verstaat.
Online deelnemers hebben de camera aan en de microfoon op stil op het moment dat ze niet spreken.
Blijf expliciet aandacht geven aan de online collega’s: lees de chat voor of herhaal discussies en onderonsjes die in de zaal plaatsvinden. Betrek de online groep zo goed mogelijk. Vraag je alle deelnemers om hun mening, start dan bij de online groep. Geef daarna het woord aan de fysieke groep. Voorkom dat er onderling gesprekken plaatsvinden in de fysieke groep waarbij de online groep niet kan worden betrokken.
Gebruik bij een brainstorm geen flip-over of whiteboard in de zaal, maar werk via een digitaal whiteboard.
Wil je de deelnemers uiteen laten gaan om zaken in groepjes te laten bespreken, denk dan vooraf na over de samenstelling van deze groepjes. Zijn online en fysieke deelnemers gemixt of juist niet? Stel de vorm en mix vast op basis van het doel van de vergadering.
Sluit de vergadering duidelijk af, vooral voor de deelnemers online. Zorg ervoor dat de onderlinge gesprekken op locatie pas starten nádat de vergadering formeel is afgesloten.
Tips en tricks voor de deelnemers
Tot slot kun je als deelnemer een aantal dingen doen om bij te dragen aan een goed verloop van de vergadering.
Wees kritisch over je aanwezigheid. Is het echt nodig dat je deelneemt aan deze vergadering?
Bereid de vergadering voor. Denk na over jouw inbreng met betrekking tot het doel van de vergadering. Noteer voor jezelf de belangrijkste punten die je besproken wilt hebben.
Heb je aangegeven fysiek deel te nemen, zorg dan ook dat je aanwezig bent. Houd je verder aan de afspraken over voorbereiding en communicatie- tijdens de vergadering.
