Hybride werken in beeld: onderzoek en cijfers

In mei 2022 werkte bijna 60% van de deelnemers aan de dagboekstudie (meer dan) twee derde van hun werkweek thuis. Ongeveer 15% werkt die maand grotendeels vanaf locatie; zij werkten minder dan een derde van hun werkweek vanuit huis. Dit beeld is vrij constant over de maanden heen, ook in augustus 2022 werkte bijna 55% van de respondenten nog steeds grotendeels vanuit huis.

De belangrijkste redenen om vanuit huis of juist vanaf locatie te werken zijn gedurende het gehele onderzoek niet veranderd. Zowel in mei 2022 als in augustus 2022 waren de belangrijkste redenen om vanuit huis te werken:

• productiever of efficiënter kunnen werken;
• geen reistijd hebben;
• beter kunnen combineren van werk en privé.

De belangrijkste redenen om vanaf locatie te werken waren:

• ingeplande face-to-face overleggen;
• de aard van de activiteiten;
• behoefte aan informeel contact met collega’s.

De flexibiliteit die het hybride werken biedt, is vaak genoemd als een succesfactor voor hybride werken. De mogelijkheid om autonoom te kunnen werken wordt als fijn ervaren. Ook de vermindering van reistijd en een betere werk-privé balans zijn genoemd als succesfactoren.

Medewerkers vinden het online en hybride vergaderen effectief, onder voorwaarde dat er duidelijke regels voor geschept zijn . Ook voor het werken met externen wordt online overleg gezien als een positieve ontwikkeling.

Deelnemers aan het onderzoek beoordeelden hun werkprestatie verschillend voor thuiswerkdagen en dagen dat ze op locatie werkten. Op thuiswerkdagen herstelden ze beter, ervaarden ze meer autonomie, voelden ze zich vaker competent, hadden ze meer grip op het werk, werkten ze geconcentreerder, ervaarden ze een betere werk-privé balans en ervaarden ze de dag vaker als een productieve en/of een zinvolle werkdag.

Er werd betere verbondenheid en samenwerking ervaren als werknemers op locatie werkten ten opzichte van thuis. Op het gebied van werkplezier en het ervaren van stress waren er geen verschillen te zien tussen de dagen waarop er vanuit huis gewerkt werd en dagen waarbij werknemers op locatie werkte.

Hybride werken kan de levens- en werktevredenheid verhogen en daarbij de werkdruk verlagen. Meer flexibiliteit zorgt voor minder vermoeidheid en minder conflicten tussen werk en privé. Dit kan resulteren in een betere werk-privébalans en een hogere baantevredenheid. Aan de andere kant kan hybride werken in combinatie met aspecten als hoge verwachtingen, hoge werkdruk, lage autonomie en weinig sociale support juist voor een verminderd mentaal welzijn zorgen. Het hybride werken brengt daarbij ook het risico met zich mee dat de scheiding tussen werk en privé vervaagt.

Ook kan hybride werken een effect hebben op de fysieke gezondheid van medewerkers. Het is van belang dat medewerkers een goede, ergonomisch verantwoorde (thuis)werkplek hebben, inclusief goede verlichting, genoeg bureauruimte en een aangename temperatuur. Een slechte (thuis)werkplek heeft een negatief effect op fysiek welzijn. Daarnaast wordt er op thuiswerkdagen over het algemeen meer gezeten in vergelijking met kantoordagen.

Medewerkers noemden de mogelijkheid dat hun welzijn  vermindert omdat er minder beweegtijd is, meer schermtijd en meer risico op overwerken. Sommigen noemden het vervagen van hun werk-privébalans als een knelpunt van het hybride werken.

Flexibiliteit en vertrouwen vanuit leidinggevenden  zorgen voor proactieve werknemers. Er moet niet te veel controle zijn vanuit de leidinggevenden. Leidinggevenden hebben een positieve invloed op de prestaties van medewerkers als ze hen inspireren en daarbij het goede voorbeeld geven. Goede communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers is belangrijk. Deze communicatie moet niet alleen online plaatsvinden, het is van belang dat leidinggevenden en medewerkers elkaar ook in het echt blijven zien.  

• Flexibiliteit kan bijdragen aan het gevoel van autonomie van medewerkers. Het is daarbij van belang dat zij dus niet te veel regels opgelegd krijgen.
• Vertrouwen is belangrijk. Als dit er niet is, kan dat de autonomie in de weg zitten en stress veroorzaken. Leidinggevenden kunnen de behoefte hebben om te controleren in een hybride setting, dit moet vermeden worden.
• Communicatie is nodig om vertrouwen te creëren in een flexibele situatie. Tweerichtingsverkeer is essentieel. Medewerkers hebben behoefte aan betrokkenheid bij besluitvorming.

Het maken van duidelijke afspraken wordt door leidinggevenden aangegeven als factor om hybride werken succesvol te laten verlopen. Ze noemden hierbij afspraken rondom bereikbaarheid, vaste momenten om op locatie te werken, overleggen hybride doen (of juist niet), verwachtingsmanagement, kaders en teamdoelen. Ook wordt het geven van vertrouwen aan medewerkers als een positieve factor ervaren. Regelmatige één-op-ééngesprekken met medewerkers, waarin ook expliciet aandacht wordt gegeven aan hun welzijn, zijn belangrijk. Daarnaast noemden leidinggevenden het belang van het organiseren van voldoende sociale activiteiten.  

Zowel leidinggevenden als medewerkers gaven aan dat het gebrek aan verbinding als een knelpunt wordt ervaren tijdens hybride werken. Zowel met (nieuwe) collega’s, maar ook met de organisatie zelf. Medewerkers kunnen een hogere drempel ervaren om collega’s en de leidinggevende te benaderen.

Medewerkers noemden het hebben van te veel communicatiekanalen als een belemmering bij het hybride werken. Ook ineffectieve hybride vergaderingen zijn vaak genoemd door medewerkers als een knelpunt, en dan vooral het gebrek aan regels en technische ondersteuning tijdens zulke vergaderingen.

Voor sommige medewerkers is de meerwaarde van het kantoor  onduidelijk geworden. Verder is genoemd dat de omgevingsgeluiden op kantoor sneller als storend worden ervaren.

Om het hybride werken te laten slagen, zijn verschillende randvoorwaarden belangrijk. Ten eerste is het hebben van goede faciliteiten cruciaal. Dit gaat niet alleen over ergonomisch verantwoorde werkplekken, zowel op kantoor als thuis, maar ook over voldoende stilteruimtes op kantoor en plekken om met teams bij elkaar te komen. Faciliteiten als toegang tot internet, software en hardware moeten goed zijn. Het hybride werken moet zo ingericht zijn dat het naar locatie komen een meerwaarde heeft.

Een concreet beleid en het bieden van handvatten, vanuit zowel de organisatie als vanuit de overheid zijn belangrijk. Denk hierbij aan een thuiswerk- en reiskostenvergoeding, en goed verwachtingsmanagement rondom hybride werken.