Meer werknemers in Nederland zijn hybride werken gaan werken. Dat komt onder andere door de ervaringen met het thuiswerken in de coronapandemie. Kantoren hebben hierdoor nu vaak een andere functie dan voorheen. Medewerkers gaan niet meer standaard naar kantoor, maar plannen vaker aan de hand van de taken die ze die dag moeten doen wat de meest geschikte werkplek daarvoor is. Thuiswerken is voor veel werknemers de eerste keuze als zij online vergaderingen hebben en als zij rustig en geconcentreerd hun taken willen uitvoeren. Het werken op kantoor daarentegen biedt meer ruimte voor creativiteit, samenwerking, fysieke vergaderingen en verbinding.
Fysieke ontmoetingen zijn noodzakelijk om als team goed te blijven functioneren. Ook heeft het werken op kantoor voor de meeste werknemers een positieve invloed op hun werkplezier en betrokkenheid bij de organisatie. Veel werknemers die hybride werken, zullen regelmatig uit eigen beweging naar kantoor komen. Maar er zijn ook werknemers die een grote voorkeur hebben voor thuiswerken en daarom meer moeten worden verleid om regelmatig op kantoor te werken. Hieronder staan een aantal tips om het werken op kantoor aantrekkelijker te maken.
Faciliteiten
Het is belangrijk dat de faciliteiten geen belemmering vormen voor werknemers om naar kantoor te gaan. Je kunt onderstaande zaken eens onder de loep nemen.
Uitleg van de nummers in de afbeelding
Stilteruimtes
Maak het leuk!
Lunchmogelijkheden
Flexibele werktijden
Reiskostenvergoeding
Ergonomisch verantwoorde en voldoende complete werkplekken
Creatieve ruimtes/teamruimtes
Veel werknemers ervaren tijdens het thuiswerken dat het fijn is om geconcentreerd in stilte te kunnen werken, zonder te veel (kantoor)omgevingsgeluiden. Daarom is het belangrijk om op kantoor voldoende stilteruimtes in te richten, zodat je ook hier aan deze behoefte voldoet. Als dat niet mogelijk is, kijk dan naar andere manieren om werknemers te helpen omgevingsgeluiden te dempen. Bied bijvoorbeeld noise cancelling headphones aan, richt stiltezones in en creëer belruimtes.
Op kantoor willen werknemers graag in interactie zijn met hun collega’s. Het is daarom belangrijk dat teamleden op kantoor bij elkaar in de buurt kunnen werken en dat zij de beschikking hebben over een ruimte om creatief en interactief met elkaar te kunnen samenwerken.
Het lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zijn werkplekken op kantoor niet altijd ergonomisch verantwoord. Zorg ervoor dat alle werkplekken op kantoor goed zijn ingericht. Daarnaast is het belangrijk dat er voldoende complete werkplekken aanwezig zijn, inclusief een goede internetverbinding, goede techniek en software en hardware.
Stimulerende randvoorwaarden
De randvoorwaarden zouden niet doorslaggevend moeten zijn, maar kunnen wel bijdragen aan een positief gevoel over kantoordagen.
Werknemers die hybride werken, gaan niet elke dag naar kantoor. Daardoor wonen sommige van hen op een grotere afstand van kantoor. Daarnaast heeft het thuiswerken ervoor gezorgd dat veel werknemers – of ze nu dichter bij of juist verder van kantoor wonen – zich bewuster zijn van hun reistijd en reiskosten. Dit beïnvloedt de afweging om naar kantoor te komen. Het is belangrijk om een goede reiskostenvergoeding te bieden om het reizen naar kantoor aantrekkelijker te maken.
Naast een vergoeding voor de reiskosten is het ook van belang om de reis prettiger te maken door bijvoorbeeld flexibele werktijden in te voeren. Hierdoor kunnen werknemers buiten de spitstijden reizen, waardoor ze minder kans hebben om in een file of volle trein te belanden. Het draagt bij aan het verlagen van de eventuele drempel om naar kantoor te komen en het is duurzaam en milieubewust.
Aangezien op kantoor werken veelal in het teken staat van sociale ontmoetingen, vormt een gezonde en lekkere lunch hier een mooie aanvulling op. Daarnaast kan een werkgever de lunch inzetten om werknemers te verleiden naar kantoor te komen op rustige dagen. De werkgever die inzet op flexibele werktijden, kan overwegen om ook ontbijt- en dinermogelijkheden aan te bieden.
Samen lunchen is leuk, maar ga nog eens een stapje verder. Organiseer sociale ontmoetingen op kantoor, zoals een borrel of een schaak- of tafeltennistoernooi. Eventueel kun je sociale activiteiten koppelen aan een werkinhoudelijk overleg op locatie. Vraag aan de werknemers in je team wat voor soort activiteit ze waarderen. Dat komt de opkomst ten goede.
Stoom het team klaar voor werken op kantoor
Met je team maak je afspraken over werken op kantoor. Dat schept voor iedereen duidelijkheid.
Spreek met je teamleden af voor welke activiteiten jullie naar kantoor komen, zodat de meerwaarde van de dagen op kantoor duidelijk is en de verwachtingen helder zijn. Maak bijvoorbeeld de afspraak om sommige overleggen standaard op kantoor te doen. Dit hoeft zeker niet wekelijks te zijn. Daarnaast is het handig dat je teamleden in hun agenda aangeven wanneer ze naar kantoor komen, zodat collega’s vergaderingen daar desgewenst op kunnen aanpassen.
De gesprekshandleiding voor teams helpt om het gesprek aan te gaan en heldere afspraken te maken binnen je team. In dat gesprek kun je de tips over een goede samenwerking en verbinding meenemen. Dat gesprek kan leiden tot een betere samenwerking en verbinding.
Bied je teamleden vrijheid, zodat ze de voordelen van hybride werken als optimaal ervaren. Een vaste kantoordag is niet altijd nodig, zolang je met je team regelmatig afspraken fysiek inplant. Je kunt overwegen om aanvullend inspiratiesessies te organiseren waar collega’s die niet dagelijks samenwerken elkaar kunnen inspireren. Het gebeurt namelijk wel eens dat collega’s binnen grote teams of uit verschillende teams niet op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden. Hierdoor kan kruisbestuiving uitblijven.
Er zijn (startende) organisaties die geen kantoor hebben. Dit geeft aan dat er soms meer mogelijk is dan in eerste instantie wordt gedacht. Je team kan bijvoorbeeld ook online brainstormen met behulp van online tools. Of teamleden plannen online ‘koffie-’ of ‘wandelmomenten’ met collega’s waar ze niet standaard mee samenwerken. Zo kun je ook online de verbinding vergroten.
Je zult met je team niet alle tips kunnen toepassen. Sommige tips zijn voor het ene team meer van toepassing dan voor het andere team. Bespreek daarom met je team welke tips en acties prioriteit hebben en waar jullie op inzetten.
